Privacyverklaring

Artikel 1 — Wie verwerkt uw gegevens

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten, producten en de website van KVC BV, met de commerciële benaming "Kimberly Verleyen", met maatschappelijke zetel te Fonteinstraat 22, 9290 Uitbergen, ondernemingsnummer BE1026.093.813 (hierna: "KVC BV").

KVC BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via de website, e-mailcorrespondentie, formulieren, evenementen en de uitvoering van de dienstverlening worden verzameld.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw gegevens kan u KVC BV rechtstreeks contacteren via info@kimberlyverleyen.be. KVC BV behandelt elk verzoek zelf, als enige verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 2 — Welke gegevens verzamelt KVC BV

Afhankelijk van uw relatie met KVC BV (bezoeker, prospect, klant, deelnemer aan een opleiding of event) verwerkt KVC BV onder meer volgende categorieën van gegevens:

• Naam en voornaam
• Bedrijfsnaam en functietitel
• E-mailadres en telefoonnummer
• Adresgegevens (factuuradres, bedrijfsadres)
• IP-adres en technische gegevens over uw bezoek aan de website (geografische gegevens, tijdstempel, browsertype, apparaattype)
• Gegevens over uw surf- en klikgedrag op de website
• Facturatie- en betalingsgegevens (excl. volledige betaalkaartgegevens, die worden verwerkt door de betaalprovider zelf)
• Alle informatie die u vrijwillig met KVC BV deelt, bijvoorbeeld via e-mail, een intakegesprek, een contactformulier of tijdens een coachings- of consultingtraject
• Bij deelname aan een live event, workshop of meerdaagse opleiding: praktische gegevens zoals dieetwensen of allergieën, indien een lunch of catering is voorzien

KVC BV verzamelt geen gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de hierna beschreven doeleinden, en vraagt nooit meer gegevens op dan nodig.

Artikel 3 — Waarom verwerkt KVC BV deze gegevens

• Het verstrekken van informatie over de dienstverlening, op vraag of na inschrijving voor een nieuwsbrief
• Het opvolgen van een aanvraag, offerte of intake
• Het uitvoeren van de overeenkomst: levering van consulting, opleidingen, digitale producten en de bijhorende klantenadministratie
• Het opstellen en versturen van facturen, en de boekhoudkundige verwerking ervan
• Het organiseren van events, workshops of opleidingen, inclusief praktische afstemming zoals catering
• Het verbeteren van de website en de dienstverlening op basis van surfgedrag
• Het voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, zonder u hiervan voorafgaand op de hoogte te brengen.

Artikel 4 — Rechtsgrond van de verwerking

• De uitvoering van een overeenkomst of de voorbereiding ervan (offerte, intake)
• Uw toestemming, bijvoorbeeld bij inschrijving voor de nieuwsbrief of het meedelen van allergieën
• Het gerechtvaardigd belang van KVC BV, bijvoorbeeld voor directe marketing aan bestaande klanten of de beveiliging van de website
• Een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld inzake boekhouding en fiscaliteit

Indien de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan u deze op elk moment intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking voor het verleden aantast.

Artikel 5 — Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

In het kader van events, workshops of meerdaagse opleidingen waarbij een maaltijd is voorzien, kan KVC BV gezondheidsgegevens verwerken, met name informatie over allergieën of dieetwensen.

Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt met uw expliciete toestemming, enkel gebruikt om de catering correct af te stemmen, nooit voor andere doeleinden aangewend, en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de organisatie van het betreffende event.

Artikel 6 — Met wie deelt KVC BV uw gegevens

KVC BV deelt uw gegevens niet met derden, behalve wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening of wanneer dit wettelijk verplicht is. KVC BV kan voor deze doeleinden beroep doen op onder meer volgende categorieën van verwerkers:

• E-mail- en mailinglijstdiensten voor het versturen van nieuwsbrieven en correspondentie
• Betaalproviders, voor de afhandeling van betalingen
• Videobel- en meetingdiensten, voor intakegesprekken, coaching webinars en online sessies
• Boekhoud- en facturatiesoftware, voor de financiële en fiscale verwerking
• Hostingproviders, voor het beheer en de beveiliging van de website
• Analysetools, voor het meten en verbeteren van het websitegebruik
• Opslag- en samenwerkingsdiensten, voor de interne administratie
• Eventuele andere IT- of softwarepartners die KVC BV inzet ter ondersteuning van haar dienstverlening

Met elke verwerker die persoonsgegevens verwerkt namens KVC BV wordt, waar wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst afgesloten. Uw gegevens worden nooit verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden voor commerciële doeleinden van die derden.

Sommige van deze verwerkers kunnen gegevens overdragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, onder meer naar de Verenigde Staten. KVC BV ziet erop toe dat deze verwerkers passende waarborgen bieden conform de AVG.

Artikel 7 — Bewaartermijn

KVC BV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld.

• Klant- en facturatiegegevens: gedurende de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar, conform de boekhoudwetgeving
• Gegevens van prospecten en nieuwsbriefinschrijvingen: tot uitschrijving
• Gegevens verzameld via de website (IP-adres, surfgedrag): voor de duur van de browsersessie, tenzij anders vermeld in het cookiebeleid
• Gezondheidsgegevens in het kader van events: enkel voor de duur van de organisatie van het betreffende event

Artikel 8 — Beveiliging

KVC BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of onrechtmatige toegang, waaronder beveiligde verbindingen (SSL), toegangsbeperking en zorgvuldig wachtwoordbeheer.

Bij een vastgestelde inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens meldt KVC BV dit, indien wettelijk vereist, binnen de voorziene termijn aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Indien de inbreuk een hoog risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, wordt u hiervan eveneens rechtstreeks op de hoogte gebracht, conform de voorwaarden van de AVG.

KVC BV maakt voor een deel van haar dienstverlening gebruik van externe verwerkers (zie Artikel 6). KVC BV is niet aansprakelijk voor een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die zich voordoet bij een externe verwerker, voor zover deze verwerker zijn eigen wettelijke verplichtingen of contractuele afspraken met KVC BV niet naleeft.

Artikel 9 — Geautomatiseerde besluitvorming

KVC BV neemt geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, waaronder profiling, en die rechtsgevolgen voor u hebben of u op een andere manier in aanmerkelijke mate treffen.

Artikel 10 — Cookiebeleid

Een cookie is een klein bestand dat bij uw bezoek aan de website van KVC BV wordt opgeslagen op uw toestel. Cookies laten toe om de website correct te laten functioneren en om het gebruik van de website te analyseren.

KVC BV plaatst uitsluitend de hierna beschreven cookies. Er worden geen advertentiecookies, social media-pixels of trackingcookies van derden geplaatst, tenzij dit in de toekomst wijzigt en deze privacyverklaring dienovereenkomstig wordt aangepast.

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website (bijvoorbeeld het onthouden van uw cookievoorkeuren of het laden van pagina's). Ze vereisen geen voorafgaande toestemming en worden automatisch verwijderd bij het afsluiten van uw browser of na afloop van de sessie.

Analytische cookies — Google Analytics

KVC BV maakt gebruik van Google Analytics om te meten hoe bezoekers de website gebruiken, met als doel de website en de dienstverlening te verbeteren.

• Doel: meten van bezoekersaantallen, paginaweergaven en surfgedrag
• Bewaartermijn: maximaal 14 maanden, conform de standaardinstelling van Google Analytics
• Gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd verwerkt (IP-anonimisering)
• Gegevens worden overgebracht naar en verwerkt door Google op servers buiten de Europese Economische Ruimte

Deze cookie wordt enkel geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via de cookiebanner bij uw eerste bezoek aan de website. Zonder uw toestemming wordt Google Analytics niet geactiveerd.

Uw toestemming en het beheren van cookies

Bij uw eerste bezoek aan de website van KVC BV verschijnt een cookiebanner waarin u kan kiezen welke niet-essentiële cookies u toestaat. Functionele cookies worden steeds geplaatst, analytische cookies enkel na uw uitdrukkelijke toestemming.

U kan uw toestemming op elk moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen van de website, of door cookies te verwijderen of te blokkeren via de instellingen van uw browser. Meer informatie hierover vindt u via de Help-functie van uw browser.

Indien KVC BV in de toekomst andere cookies plaatst, bijvoorbeeld via een chatfunctie, boekingstool of social media-integratie, wordt dit cookiebeleid aangepast en wordt u hierover opnieuw om toestemming gevraagd waar vereist.

Artikel 11 — Uw rechten

U heeft als betrokkene steeds het recht om:

• Inzage te vragen in de gegevens die KVC BV over u verwerkt
• Onjuiste gegevens te laten verbeteren
• De verwijdering van uw gegevens te vragen, voor zover geen wettelijke verplichting de bewaring ervan vereist
• De verwerking van uw gegevens te laten beperken
• Zich te verzetten tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing
• Uw gegevens in een gestructureerde en leesbare vorm te verkrijgen (gegevensoverdraagbaarheid)
• Een gegeven toestemming op elk moment in te trekken

U kan deze rechten uitoefenen door KVC BV te contacteren via info@kimberlyverleyen.be. KVC BV kan u vragen om uw identiteit te verifiëren voor de verwerking van uw verzoek, en reageert binnen de wettelijk voorziene termijn.

Indien u niet akkoord gaat met de manier waarop KVC BV uw gegevens verwerkt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (contact@apd-gba.be).

Artikel 12 — Wijzigingen

KVC BV behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld bij wijzigingen in de dienstverlening of de toepasselijke regelgeving. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website van KVC BV.